Juridisch

Privacyverklaring van Owai

Laatst bijgewerkt: 4 augustus 2026

Owai verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van deze website, van mensen die contact met ons opnemen en van deelnemers aan onze trainingen. Hieronder leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk

Owai

Amsterdam

KvK 81759150

btw-id NL003599570B03

info@owai.nl · 06 57 47 11 13

Owai is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.

2. Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Als u contact met ons opneemt

Vult u ons contactformulier in, dan verwerken wij uw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, het onderwerp en uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en, als daar aanleiding voor is, om u een voorstel te doen.

Grondslag: uw toestemming, en ons gerechtvaardigd belang om op uw vraag te kunnen reageren.

Als u de AI Act-scan invult

Bij de AI Act-scan verwerken wij uw naam, organisatie, sector, uw zakelijke e-mailadres en uw antwoorden op de vragen. Wij gebruiken die gegevens om u de uitslag te sturen en om te begrijpen waar uw organisatie staat, zodat een eventueel gesprek daarop kan aansluiten.

Grondslag: uw toestemming.

Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief

Bij een aanmelding voor onze nieuwsbrief verwerken wij uw e-mailadres. U ontvangt eerst een bevestigingsmail; pas nadat u daarin op de bevestigingslink klikt, nemen wij u op in de verzendlijst. Wij gebruiken uw adres uitsluitend om u de nieuwsbrief te sturen, en wij zien of berichten worden geopend en aangeklikt zodat wij de inhoud kunnen verbeteren. Onder iedere nieuwsbrief staat een afmeldlink. Meldt u zich af, dan ontvangt u geen nieuwsbrief meer.

Grondslag: uw toestemming, die u op ieder moment kunt intrekken.

Als u of uw organisatie klant wordt

Voor het uitvoeren van een opdracht verwerken wij de gegevens die daarvoor nodig zijn: contactgegevens van onze aanspreekpunten, factuurgegevens en de inhoud van onze correspondentie.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst, en voor de facturatie een wettelijke verplichting.

Als u deelneemt aan een training

Van deelnemers verwerken wij naam, functie, organisatie en e-mailadres, en wij leggen vast wanneer iemand welke training heeft gevolgd. Dat doen wij omdat dit het bewijsstuk is waarmee uw werkgever kan aantonen dat aan de AI-geletterdheidsplicht uit de EU AI-verordening is voldaan. Op het certificaat staan uw naam en de datum van de training.

Wij gebruiken de inhoud van wat deelnemers tijdens een training inbrengen niet buiten die training, en wij nemen die niet op in rapportages op persoonsniveau.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst met uw werkgever, en het gerechtvaardigd belang van uw werkgever om aan een wettelijke verplichting te kunnen voldoen.

Als u onze website bezoekt

Onze hostingpartij houdt technische gegevens bij die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen, waaronder uw IP-adres en gegevens over uw browser. Daarnaast gebruiken wij een beveiligingscontrole op onze formulieren om te voorkomen dat die door geautomatiseerde systemen worden misbruikt.

Wij gebruiken geen Google Analytics en plaatsen geen advertentiecookies. Wel gebruiken wij een bezoekstatistiek van Brevo. Die kan het paginabezoek volgen van bezoekers die eerder een formulier bij ons hebben ingevuld en dus bij ons bekend zijn. Wij gebruiken dat om onze opvolging beter te laten aansluiten op waar iemand belangstelling voor heeft.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, beveiligde website en bij relevante opvolging.

3. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van de volgende partijen, die uitsluitend in onze opdracht gegevens verwerken:

Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk): onze formulieren, e-mailverkeer naar leads en klanten, en het bijhouden van onze contactenlijst.
Cloud86 (Nederland): de hosting van deze website.
Cloudflare: de beveiligingscontrole op onze formulieren.
Microsoft (Microsoft 365): onze e-mail en onze bestanden, waaronder deelnemerslijsten en certificaten.
Onze boekhouder en de Belastingdienst, voor zover dat voor onze administratie en belastingaangifte nodig is.

Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens. Verwerking vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Waar dat niet het geval is, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft.

4. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Vragen en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: twee jaar na ons laatste contact.
Klantgegevens en administratie: zeven jaar, omdat wij daartoe fiscaal verplicht zijn.
Deelnameregistraties en certificaten van trainingen: zeven jaar. Deze termijn hangt samen met onze administratieplicht en met het feit dat uw werkgever deze gegevens nodig kan hebben om aan te tonen dat aan de AI-geletterdheidsplicht is voldaan.
Technische gegevens over websitebezoek: zo kort als voor het doel nodig is, en niet langer dan de termijn die onze hostingpartij daarvoor aanhoudt.

Wilt u eerder dat wij uw gegevens verwijderen, dan kunt u daarom vragen. Waar wij daaraan kunnen voldoen, doen wij dat. Voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen wij dat niet.

5. Uw rechten

U heeft het recht om:

in te zien welke gegevens wij van u verwerken;
die gegevens te laten corrigeren of aanvullen als ze onjuist of onvolledig zijn;
uw gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
uw toestemming in te trekken, als de verwerking daarop gebaseerd is.

Wilt u van een van deze rechten gebruikmaken, stuur dan een bericht naar info@owai.nl. Wij reageren binnen vier weken. Wij kunnen u vragen om uzelf te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij de gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Onze e-mails bevatten een afmeldlink. Daarmee kunt u zich op elk moment afmelden.

6. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, toegang met tweestapsverificatie en het beperken van toegang tot wie die nodig heeft. Heeft u het idee dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan contact met ons op via info@owai.nl.

7. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij andere hulpmiddelen gaan gebruiken of als de regels veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Vragen over uw gegevens?

Stuur een bericht naar info@owai.nl en wij nemen contact met u op.