Juridisch

Algemene voorwaarden Owai

Versie 4 augustus 2026

Artikel 1. Definities

Owai: de eenmanszaak Owai, gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81759150.

Opdrachtgever: de organisatie die met Owai een overeenkomst sluit.

Diensten: trainingen, audits, adviestrajecten, abonnementen en alle overige werkzaamheden die Owai voor opdrachtgever verricht.

Abonnement: een overeenkomst voor doorlopende begeleiding met een looptijd, zoals beschreven in artikel 9.

Deelnemer: een natuurlijke persoon die namens opdrachtgever aan een training deelneemt.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten tussen Owai en opdrachtgever.

2.2Owai wijst de toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

2.3Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als Owai die schriftelijk heeft bevestigd.

Artikel 3. Aanbiedingen en totstandkoming

3.1Alle aanbiedingen van Owai zijn vrijblijvend en dertig dagen geldig, tenzij anders vermeld.

3.2De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever een aanbieding schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of op het moment dat Owai met de uitvoering begint en opdrachtgever daartegen geen bezwaar maakt.

3.3Prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 4. Aard van de verbintenis

4.1Owai verricht haar werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. De overeenkomst leidt tot een inspanningsverplichting en niet tot een resultaatsverplichting.

4.2Owai adviseert over de toepassing van wet- en regelgeving, waaronder de EU AI-verordening en de Algemene verordening gegevensbescherming. Owai verstrekt geen juridisch advies en is geen advocaat, accountant of belastingadviseur.

4.3Owai is geen conformiteitsbeoordelingsinstantie in de zin van de EU AI-verordening en geeft geen conformiteitsverklaringen of certificeringen van organisaties af. Rapporten van Owai beschrijven wat is onderzocht, wat is aangetroffen en welke stappen Owai aanbeveelt.

4.4Certificaten die Owai aan deelnemers verstrekt, bevestigen deelname aan een training op een bepaalde datum. Zij zijn geen verklaring dat opdrachtgever aan enige wettelijke verplichting voldoet.

4.5Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving, voor het vaststellen van beleid en voor de besluiten die hij naar aanleiding van het advies van Owai neemt of nalaat te nemen.

4.6Adviezen van Owai zijn gebaseerd op de informatie die opdrachtgever verstrekt en op de wet- en regelgeving zoals die geldt op het moment van het advies. Owai is niet gehouden eerder verstrekte adviezen aan te passen aan latere wijzigingen, behalve wanneer dat onderdeel is van een abonnement.

Artikel 5. Verplichtingen van opdrachtgever

5.1Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die Owai voor de uitvoering nodig heeft, en staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan.

5.2Bij een training op locatie van opdrachtgever zorgt opdrachtgever voor een geschikte ruimte, een werkende internetverbinding, en voor de mogelijkheid dat deelnemers met een eigen laptop met de afgesproken AI-hulpmiddelen kunnen werken.

5.3Opdrachtgever wijst een aanspreekpunt aan dat bevoegd is om namens hem afspraken te maken.

5.4Kan Owai haar werkzaamheden niet of niet tijdig uitvoeren doordat opdrachtgever zijn verplichtingen uit dit artikel niet nakomt, dan komen de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 6. Uitvoering en wijzigingen

6.1Owai bepaalt de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van wat is overeengekomen.

6.2Owai mag werkzaamheden door derden laten verrichten, en blijft in dat geval verantwoordelijk voor de kwaliteit daarvan.

6.3Genoemde termijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen.

6.4Wil opdrachtgever de opdracht tijdens de uitvoering wijzigen of uitbreiden, dan bespreken partijen de gevolgen voor de planning en de prijs voordat Owai daarmee aan de slag gaat.

Artikel 7. Trainingen: aanmelding, groepsgrootte en verplaatsing

7.1Aanmelding voor een training vindt plaats via het daarvoor bestemde formulier of per e-mail, en is definitief na schriftelijke bevestiging door Owai.

7.2Het maximale aantal deelnemers per training staat in de aanbieding vermeld. Bij grotere groepen verdeelt Owai de deelnemers in overleg over meerdere bijeenkomsten.

7.3Verplaatst opdrachtgever een geplande training, dan geldt: tot vier weken voor de datum kosteloos, tussen vier en twee weken tegen 50 procent van de overeengekomen prijs, en binnen twee weken tegen de volledige prijs. Owai spant zich in om in overleg een nieuwe datum te vinden.

7.4Owai mag een open trainingsdag verplaatsen of annuleren bij onvoldoende aanmeldingen. Owai bericht opdrachtgever daarover uiterlijk vijf werkdagen voor de geplande datum, en biedt een alternatieve datum aan of restitueert het betaalde bedrag.

7.5Opdrachtgever mag een aangemelde deelnemer vervangen door een andere deelnemer, mits Owai daarvan voor de aanvang bericht ontvangt.

Artikel 8. Prijzen en betaling

8.1De prijs voor een opdracht staat in de aanbieding. Reiskosten binnen Nederland zijn in de prijs begrepen, tenzij anders vermeld.

8.2Owai factureert digitaal. De betaaltermijn is dertig dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

8.3Bij overschrijding van de betaaltermijn is opdrachtgever zonder nadere aanmaning in verzuim. Owai is dan bevoegd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, alsmede de buitengerechtelijke kosten conform de daarvoor geldende wettelijke regeling.

8.4Owai mag de uitvoering van haar werkzaamheden opschorten zolang opdrachtgever een openstaande factuur niet heeft betaald, nadat zij opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen.

8.5Bezwaar tegen een factuur schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 9. Abonnementen

9.1Een abonnement voor doorlopende begeleiding heeft een looptijd van twaalf maanden, tenzij partijen schriftelijk een langere looptijd overeenkomen.

9.2Na de eerste looptijd wordt het abonnement stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende perioden van drie maanden. Opzegging is mogelijk tegen het einde van een lopende periode, met een opzegtermijn van één maand.

9.3Opzegging gebeurt schriftelijk of per e-mail.

9.4Owai factureert abonnementen per kwartaal, vooraf.

9.5Owai mag de abonnementsprijs jaarlijks per 1 januari aanpassen op basis van de consumentenprijsindex van het Centraal Bureau voor de Statistiek over het voorafgaande jaar. Owai bericht opdrachtgever daarover ten minste één maand tevoren. Een aanpassing op grond van dit lid geeft opdrachtgever geen recht op tussentijdse opzegging.

9.6Wil Owai de prijs bovendien om andere redenen dan indexering verhogen, dan bericht zij opdrachtgever daarover ten minste twee maanden tevoren. Opdrachtgever mag het abonnement in dat geval opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

9.7Wat een abonnement omvat, staat in de aanbieding. Werkzaamheden die daar niet in staan, waaronder implementatietrajecten en aanvullende trainingsdagen, spreken partijen afzonderlijk af en factureert Owai afzonderlijk.

9.8Een abonnement verplicht Owai tot het periodiek uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden. Het houdt geen garantie in dat opdrachtgever aan enige wettelijke verplichting voldoet, en laat de verantwoordelijkheid van opdrachtgever als bedoeld in artikel 4.5 onverlet.

9.9Voor het aan een abonnement verbonden AI-spreekuur geldt de in de aanbieding vermelde reactietermijn. Die termijn betreft het reageren op een vraag en niet het oplossen daarvan, en geldt op werkdagen.

Artikel 10. Annulering en beëindiging

10.1Opdrachtgever mag een opdracht die nog niet in uitvoering is kosteloos annuleren. Voor de annulering van geplande trainingen geldt de regeling van artikel 7.3.

10.2Bij annulering van een lopend adviestraject is opdrachtgever de tot dat moment verrichte werkzaamheden verschuldigd, alsmede de kosten die Owai al heeft gemaakt en niet meer kan afwenden.

10.3Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, uitstel van betaling aanvraagt of haar bedrijfsvoering staakt.

10.4Owai mag de overeenkomst beëindigen als van haar in redelijkheid niet kan worden gevergd dat zij die voortzet, bijvoorbeeld wanneer opdrachtgever van Owai verlangt dat zij handelt in strijd met de wet of met haar beroepsopvattingen.

Artikel 11. Intellectuele eigendom

11.1Alle intellectuele eigendomsrechten op materialen die Owai ontwikkelt of gebruikt, waaronder presentaties, werkbladen, modellen, rapporten en beleidsdocumenten, blijven bij Owai.

11.2Opdrachtgever krijgt het recht om deze materialen binnen zijn eigen organisatie te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Beleidsdocumenten en registers die Owai voor opdrachtgever opstelt, mag opdrachtgever onbeperkt binnen zijn organisatie gebruiken, aanpassen en vaststellen.

11.3Het is opdrachtgever niet toegestaan trainingsmateriaal van Owai te verveelvoudigen, openbaar te maken of te gebruiken voor het geven van eigen trainingen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Owai.

11.4Opnames van een training door opdrachtgever of deelnemers zijn alleen toegestaan met voorafgaande toestemming van Owai.

Artikel 12. Vertrouwelijkheid

12.1Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk, en gebruiken die niet voor andere doeleinden dan de uitvoering van de overeenkomst.

12.2Deze verplichting blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

12.3Owai mag de naam en het logo van opdrachtgever uitsluitend als referentie gebruiken na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van opdrachtgever.

12.4Owai mag geanonimiseerde en niet tot opdrachtgever herleidbare inzichten uit haar werkzaamheden gebruiken voor haar eigen dienstverlening en kennisontwikkeling.

Artikel 13. Persoonsgegevens

13.1Verwerkt Owai bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens waarvoor opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, dan sluiten partijen daarvoor een verwerkersovereenkomst.

13.2Voor de gegevens die Owai voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt, waaronder contactgegevens en deelnameregistraties, is Owai zelf verwerkingsverantwoordelijke. Hoe Owai daarmee omgaat, staat in haar privacyverklaring.

13.3Opdrachtgever staat ervoor in dat hij bevoegd is de gegevens die hij aan Owai verstrekt te verstrekken, en dat hij zijn deelnemers waar nodig informeert over de verwerking van hun gegevens.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

14.1Owai is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.

14.2De aansprakelijkheid van Owai is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan opdrachtgever is gefactureerd, met een maximum van 25.000 euro. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

14.3Owai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

14.4Owai is niet aansprakelijk voor bestuurlijke boetes, dwangsommen of andere sancties die aan opdrachtgever worden opgelegd. Opdrachtgever is en blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

14.5Owai is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever, uit besluiten die opdrachtgever neemt zonder Owai daarin te kennen, of uit het gebruik van AI-hulpmiddelen van derden door opdrachtgever of zijn medewerkers.

14.6De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Owai.

14.7Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien opdrachtgever deze niet binnen twaalf maanden nadat hij de schade heeft ontdekt of had kunnen ontdekken schriftelijk bij Owai heeft gemeld.

Artikel 15. Overmacht

15.1Owai is niet gehouden tot nakoming als zij daartoe verhinderd is door een omstandigheid die niet aan haar is toe te rekenen, waaronder ziekte, uitval van hulpmiddelen van derden en overheidsmaatregelen.

15.2Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn. Owai factureert in dat geval de tot dan verrichte werkzaamheden.

15.3Kan een training door overmacht aan de zijde van Owai niet doorgaan, dan biedt Owai een alternatieve datum aan. Komen partijen niet tot een nieuwe datum, dan restitueert Owai het voor die training betaalde bedrag.

Artikel 16. Klachten

16.1Klachten over de uitvoering meldt opdrachtgever binnen dertig dagen na het ontstaan of ontdekken daarvan schriftelijk bij Owai, met een duidelijke omschrijving.

16.2Owai bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen en reageert inhoudelijk binnen twee weken. Vergt de klacht meer tijd, dan bericht Owai daarover en geeft zij aan wanneer opdrachtgever een reactie kan verwachten.

16.3Owai behandelt klachten vertrouwelijk en bewaart ze twee jaar.

Artikel 17. Toepasselijk recht en geschillen

17.1Op alle overeenkomsten tussen Owai en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

17.2Geschillen die partijen niet in onderling overleg kunnen oplossen, worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbank Amsterdam.

Artikel 18. Wijziging van deze voorwaarden

18.1Owai mag deze voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden gelden voor overeenkomsten die daarna tot stand komen.

18.2Bij abonnementen bericht Owai opdrachtgever over een wijziging ten minste twee maanden voordat die ingaat. Verslechtert de wijziging de positie van opdrachtgever wezenlijk, dan mag hij het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.