Waarom training en advies bij elkaar horen

In veel organisaties wordt AI al gebruikt voordat er duidelijke afspraken zijn. Medewerkers kiezen tools die hen snel helpen, terwijl niet altijd duidelijk is wat is toegestaan, welke informatie erin mag en wie verantwoordelijk is voor een nieuwe toepassing.

Alleen verbieden geeft medewerkers geen praktische houvast. Wie begrijpt waarom bepaalde informatie niet in een AI-tool hoort, kan ook in nieuwe situaties betere keuzes maken. Tegelijk zijn afspraken die niet aansluiten op het dagelijkse werk moeilijk toe te passen.

Daarom staan bij Owai leren en organiseren naast elkaar. Een training zonder afspraken laat organisatorische vragen open. Afspraken zonder training vertellen medewerkers nog niet hoe zij AI verantwoord in hun eigen werk gebruiken.

Zes vragen die iedere organisatie moet beantwoorden

Je hoeft niet alles tegelijk uit te werken. Waar je begint, hangt af van de vragen waarop het antwoord nog ontbreekt.

Vijf onderdelen, te combineren naar wat je nodig hebt

Je hoeft niet met alles tegelijk te beginnen. Begin met inzicht en breid uit zodra duidelijk is wat aandacht vraagt.

1

AI Act-scan

Passend wanneer je eerst wilt weten waar de belangrijkste vragen zitten. In negen vragen inventariseren we het AI-gebruik, het beleid, de training, de omgang met persoonsgegevens en de verantwoordelijkheden binnen je organisatie.

Je ziet daarna welke onderwerpen al geregeld zijn en welke nog aandacht vragen, en kunt bepalen of verdere uitwerking nodig is.

2

AI-beleid en richtlijnen

Passend wanneer medewerkers wel voorzichtig zijn, maar niet weten wat er precies van hen wordt verwacht, of wanneer het beleid vooral beschrijft wat niet mag.

We vertalen jullie keuzes naar afspraken die medewerkers kunnen lezen en gebruiken: welke tools zijn toegestaan, welke informatie mag erin, wanneer beoordeelt een mens het resultaat en waar kun je terecht bij twijfel. Je hebt daarna gebruiksafspraken op papier die in het dagelijks werk te volgen zijn.

3

Risico-inventarisatie

Passend wanneer AI wordt ingezet bij gevoelige processen, bij persoonsgegevens of bij beslissingen over mensen.

We bekijken per toepassing welk soort informatie erin gaat, wat er misgaat als de uitvoer niet klopt en hoeveel toezicht daarbij past. Niet elk gebruik vraagt dezelfde aandacht; dat verschil maken we zichtbaar. Je weet daarna welke toepassingen extra beoordeling nodig hebben en welke niet.

4

AI-register

Passend wanneer je verantwoording moet kunnen afleggen aan bestuur, toezichthouder of klant, of wanneer niemand meer overziet waar AI wordt gebruikt.

We leggen vast waar AI wordt ingezet, door wie, met welk doel en met welke afspraken erbij. Je hebt daarna een overzicht waarmee je later kunt laten zien wat er is geregeld, in plaats van het opnieuw te moeten uitzoeken.

5

Implementatie en ondersteuning

Passend wanneer het beleid er al ligt, maar in de praktijk nog niet wordt gevolgd, of wanneer nieuwe tools telkens dezelfde discussie opleveren.

We koppelen de afspraken aan communicatie, de introductie van nieuwe medewerkers en een vaste route voor nieuwe vragen en nieuwe toepassingen. Wil je dat Owai daarna periodiek betrokken blijft, dan spreken we dat vooraf af; het is geen vast onderdeel van ieder traject.

Wat de EU AI Act hierover vraagt

Artikel 4 van de EU AI Act vraagt van aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen dat zij maatregelen nemen om AI-geletterdheid te bevorderen. Daarbij telt onder meer de kennis, ervaring en opleiding van de betrokken medewerkers en de context waarin AI wordt gebruikt.

Owai ondersteunt bij de praktische invulling daarvan: afspraken vastleggen, verantwoordelijkheden beleggen en training afstemmen op het soort gebruik. Een training, AI Act-scan of certificaat is op zichzelf geen verklaring dat je organisatie aan alle verplichtingen voldoet.

• Niet iedereen hoeft hetzelfde te leren; het soort gebruik bepaalt wat nodig is.
• Een training staat niet los van de werkafspraken en de verantwoordelijkheden eromheen.
• Vastleggen helpt om later te laten zien welke stappen je hebt gezet.

Veelgestelde vragen

Moeten we meteen een volledig traject starten?

Nee. Als nog niet duidelijk is waar de belangrijkste vragen zitten, is de AI Act-scan of een kennismaking een logischer begin. Daarna bepaal je gericht wat nodig is.

Wat is het verschil met een training?

Een training richt zich op de kennis en vaardigheden van deelnemers. Compliance & Advies gaat over de organisatie eromheen: welk gebruik er is, welke afspraken gelden, wie beslist en hoe je dat vastlegt.

Kunnen training en advies worden gecombineerd?

Ja, en dat is vaak praktisch. Duidelijke afspraken maken een training concreter, en de vragen die in een training bovenkomen laten zien waar het beleid nog onduidelijk is.

Helpt Owai ook met het schrijven van het beleid zelf?

Ja. De nadruk ligt op beleid dat medewerkers begrijpen en gebruiken, met concrete keuzes over tools, gegevens, controle, verantwoordelijkheden en de route bij twijfel.

Blijft Owai betrokken na het traject?

Dat kan, als je dat vooraf afspreekt. Nieuwe tools, nieuwe medewerkers en nieuwe toepassingen leveren nieuwe vragen op; die kun je periodiek bespreken zodat de afspraken bruikbaar blijven.

Welke AI-vraag blijft bij jullie liggen?

Vertel waar je tegenaan loopt. In een kennismaking van dertig minuten bepalen we samen of je vooral inzicht, afspraken, een register of begeleiding nodig hebt.

Liever eerst zelf kijken? Doe de AI Act-scan. Wil je weten hoe een traject verloopt, bekijk dan onze aanpak. Gaat het vooral om kennis en vaardigheden, kijk dan bij de trainingen.